Hay preguntas de cultura general y preguntas de actualidad política.
¿Cuál es la capital de Italia? - Roma.
¿Cuántos ministerios tiene España? - Espera, que lo compruebo.
No vaya a ser que esta mañana se haya producido una crisis de Gobierno, un partido minoritario haya pedido otra cartera o alguien haya descubierto que lleva años sin ser ministro a pesar de merecérselo muchísimo.
En España, conocer el número de ministerios exige consultar información actualizada. No basta con haber estudiado. Ni siquiera basta con haber estudiado ayer.
Un ministerio puede desaparecer, fusionarse con otro, dividirse en dos o resucitar con un nombre ligeramente diferente. Una secretaría de Estado puede ascender a ministerio y una dirección general puede convertirse en secretaría de Estado. A veces se añade una palabra. A veces se quita. A veces se incorporan tantas palabras que el nombre del departamento termina pareciendo el resumen de un programa electoral.
Reorganizar la Administración no es necesariamente una estupidez. Las sociedades cambian, aparecen nuevas necesidades y algunas competencias adquieren una importancia que antes no tenían. Sería absurdo conservar eternamente una estructura diseñada para un país que ya no existe.
La chorrada comienza cuando el organigrama deja de ser una herramienta al servicio de la Administración y se convierte en el plano de las mesas de una boda.
Este partido necesita tres sillas.
Aquel dirigente quiere sentarse cerca de la presidencia.
Este otro no acepta quedarse junto a la puerta.
No hay problema. Donde antes había un ministerio, ahora habrá dos. Multipliquemos las carteras como los panes y los peces. Una para ti, otra para tu socio y, si la negociación se complica, siempre podemos crear el Ministerio de Asuntos Importantes, Retos Urgentes y Equilibrios de la Coalición.
Todos contentos.
Bueno, todos menos la Administración.
Desde fuera, crear un ministerio puede parecer una operación sencilla. Se anuncia su nombre, se nombra a una persona, se cambia una placa y se abre una cuenta en las redes sociales. Ya tenemos ministerio.
Pero un ministerio no es un ministro.
Tampoco es un edificio, un logotipo o una cuenta oficial con una bandera junto al nombre.
Un ministerio es una organización formada por miles de personas, competencias, procedimientos, presupuestos, contratos, aplicaciones informáticas, archivos, bases de datos, órganos directivos y años de conocimiento acumulado.
No se divide con una raya sobre un papel.
Cuando un ministerio se separa en dos, alguien debe decidir qué trabajadores pasan a cada uno, quién conserva los expedientes, cómo se reparten los presupuestos, qué órgano asume cada competencia, qué aplicaciones continúa utilizando cada departamento y quién se responsabiliza de los contratos que ya estaban en marcha.
También hay que separar permisos, perfiles de acceso, inventarios, sedes electrónicas, servicios de atención al ciudadano, sistemas de firma, archivos, páginas web y bases de datos. Mientras todo eso sucede, la Administración debe continuar funcionando como si no estuviera siendo desmontada por dentro.
El ciudadano no puede esperar seis meses porque todavía no se haya decidido a qué ministerio pertenece su expediente.
La empresa no puede dejar de cobrar una ayuda porque la dirección general que la tramitaba haya cambiado de nombre, de dependencia o de edificio.
El funcionario no puede responder:
—Lo siento, su trámite se encuentra en estos momentos entre dos ministerios. Vuelva usted cuando termine la mudanza.
Aunque, a veces, es exactamente lo que está ocurriendo.
La propia normativa que reorganiza los departamentos tiene que prever periodos transitorios durante los cuales los antiguos servicios continúan trabajando para los nuevos ministerios. Es lógico: el ministerio puede nacer jurídicamente en un día, pero tarda mucho más en desarrollar órganos, distribuir al personal y asumir sus sistemas técnicos.
Nace con nombre, pero todavía sin sistema nervioso.
Cada ministerio debe contar, además, con una subsecretaría. Puede parecer otro nombre burocrático más, pero es la estructura que sostiene gran parte del funcionamiento cotidiano del departamento. De ella dependen cuestiones como los recursos humanos, la organización interna, los presupuestos, los medios materiales, el asesoramiento jurídico y la planificación de los sistemas de información.
Si creamos un ministerio, tenemos que proporcionarle toda esa maquinaria.
Si dividimos uno, hay que decidir cómo se divide también su maquinaria.
Y si fusionamos dos, aparecen duplicidades que no desaparecen mágicamente al publicar un real decreto en el BOE.
De pronto hay dos estructuras de personal, dos formas de trabajar, dos conjuntos de aplicaciones y dos equipos acostumbrados a resolver los mismos problemas de maneras diferentes. Alguien deberá decidir cuál permanece, cuál se transforma y qué ocurre con quienes llevan años desempeñando esas funciones.
Sobre el papel se redistribuyen «efectivos».
En la realidad se trasladan personas.
Personas que conocen una materia, unos procedimientos y unas aplicaciones porque llevan años trabajando con ellos. Funcionarios que saben qué excepción se aplica a un expediente extraño, a quién hay que preguntar cuando surge un problema y por qué un trámite se diseñó de una determinada manera.
Ese conocimiento no siempre aparece en los manuales.
A veces se encuentra únicamente en la cabeza de una persona que lleva quince años ocupándose de un asunto y que ahora será enviada a otro puesto porque, después de la fusión, hay dos funcionarios responsables de algo que solo puede tener un responsable.
El elegido permanece.
El otro se lleva su experiencia a un departamento en el que quizá no le sirva para nada.
En su lugar puede quedar alguien perfectamente preparado, pero que desconoce esa materia concreta. Tendrá que aprenderla. Cometerá errores. Necesitará tiempo. Preguntará a la persona que se marchó, si todavía puede localizarla y si no está demasiado ocupada intentando comprender su nuevo trabajo.
La Administración habrá conseguido algo extraordinario: tener a dos buenos funcionarios aprendiendo tareas que antes ya dominaban.
La informática merece un capítulo propio.
Cada departamento utiliza aplicaciones, redes, bases de datos y procedimientos adaptados a sus competencias. Separar o fusionar esos sistemas puede exigir migraciones, nuevos desarrollos, cambios de permisos, modificaciones de contratos y meses de coordinación.
Lo que desde un despacho político consiste en mover un rectángulo dentro de un organigrama puede convertirse para un equipo informático en una pesadilla de varios años.
Naturalmente, la norma puede declarar que la reorganización no supondrá un incremento del gasto público.
El BOE admite muchas cosas.
Lo que no puede hacer es decretar que miles de horas de trabajo no hayan existido.
El coste de crear un ministerio no se reduce al sueldo de quien lo dirige, sus asesores, su gabinete, sus coches o sus fotografías institucionales. El coste más grave puede ser el tiempo durante el cual cientos o miles de empleados públicos dejan de mejorar los servicios porque están ocupados reorganizándolos.
Es tiempo que no se dedica a simplificar procedimientos, corregir errores, actualizar aplicaciones o atender a los ciudadanos.
Es productividad perdida.
Es conocimiento desperdiciado.
Es una Administración condenada a reconstruirse continuamente en lugar de perfeccionarse.
El ciudadano rara vez ve el origen del problema. Solo percibe que su expediente tarda, que dos organismos se contradicen, que una aplicación no funciona o que nadie sabe con certeza qué departamento es competente.
Después culpa al funcionario que atiende el teléfono.
El responsable político que decidió reorganizar tres ministerios para cuadrar una negociación ya aparece en televisión anunciando una nueva transformación histórica.
¿Existe alguna alternativa?
Sí: acordar una estructura básica, razonable y estable para la Administración General del Estado.
He dicho «acordar».
Ya sé que parece ciencia ficción.
Los principales partidos podrían consensuar una distribución de ministerios diseñada con criterios administrativos y mantenida durante las alternancias políticas. Un Gobierno podría cambiar prioridades, presupuestos y políticas sin necesidad de desmontar la estructura que debe ejecutarlas.
Porque gobernar de otra manera no exige necesariamente llamar de otra manera a todos los edificios.
Esa organización no tendría que ser inmutable. Podrían surgir realidades que justificaran una modificación. La inteligencia artificial, por ejemplo, quizá requiera una secretaría de Estado que coordine las actuaciones de distintos ministerios. En otros casos bastaría con crear una dirección general o atribuir nuevas competencias a una ya existente.
Pero cada problema nuevo no necesita su propio ministerio.
Elevar una materia dentro de la jerarquía administrativa debería depender de su complejidad, su volumen de gestión y su importancia para el país, no de la necesidad de encontrar una cartera para alguien.
Las grandes modificaciones deberían ir acompañadas de una justificación pública: qué problema organizativo pretenden resolver, cuánto costará la transición, cómo se distribuirá el personal, qué sistemas informáticos resultarán afectados y qué mejora concreta se espera obtener.
Y, pasado un tiempo, alguien debería comprobar si esa mejora se produjo.
Si la reorganización no aumenta la eficacia, no reduce costes, no simplifica procedimientos y no mejora el servicio al ciudadano, quizá nunca fue una reorganización administrativa.
Quizá solo fue decoración política.
Los ministerios pertenecen al Estado, no al Gobierno que los ocupa temporalmente. Su estructura debería responder a las necesidades duraderas del país y no a los equilibrios pasajeros de una coalición, a las amistades de un presidente o a las aspiraciones profesionales de quien considera que una secretaría de Estado se le queda pequeña.
Un ministerio no debería ser un premio.
Tampoco una compensación.
Y mucho menos una silla que se fabrica cuando ya no quedan sillas suficientes.
Cambiar una placa es fácil.
Conseguir que una Administración funcione bien requiere décadas de estabilidad, experiencia y mejora continua.
Por eso, cuando la respuesta a la pregunta «¿cuántos ministerios tiene España?» depende de la semana en la que se formule, quizá el problema no sea que los ciudadanos no conozcamos el organigrama.
Quizá el problema sea que quienes lo diseñan tampoco saben para qué sirve.
